Wann nutze ich #DocAve oder #DocAveOnline für #Office365? – Teil 1

Auch wenn das SaaS Angebot von Office365 (O365) der IT viele Aufgaben abnimmt, so bleiben doch genügend tägliche Herausforderungen insbesondere mit SharePoint Online. Inzwischen konnte ich bei dutzenden Gesprächen mit Kunden und Interessenten von AvePoint meine Erfahrung zu O365 mit den Möglichkeiten der DocAve Module abgleichen. Es wird Zeit die Erkenntnisse zusammen zu schreiben.

AvePoint und die Cloud

Vor einem Jahr war mir nicht bewusst, dass AvePoint auch für O365 eine enorme Präsenz zeigt. Die Fakten lesen sich beeindruckend:

  • Es gibt weit mehr als drei Millionen aktive O365 Benutzer, die DocAve Online (DAO) im Einsatz haben
  • AvePoint war der erste Anbieter mit einem hunderprozentig auf Microsoft Azure entwickelten SaaS Angebot zu O365
  • AvePoint ist Microsoft Partner of the Year 2015 für den Bereich Collaboration & Content.

Doch was steckt dahinter? In welchen Situationen kommt man mit den Bordmitteln nicht weiter?

Welche Herausforderungen löst DocAve Online?

DAO unterstützt mit den folgenden Modulen:

  • SharePoint, OneDrive und Exchange Backup und Wiederherstellung
  • Administrator (verwaltet beliebige SharePoint Online Accounts, setzt Unternehmensrichtlinien innerhalb von SharePoint durch und kontrolliert und verwaltet Berechtigungen)
  • Content  Manager (kopiert und bewegt Inhalte mit allen Versionen und Meta-Daten und kann die Struktur der Site bzw. SiteCollection verändern)
  • Deployment  Manager und Replicator
  • Report Center
  • Archiver

DAO_Startscreen

Hier einige zugehörige User Stories:

  • Als Anwender möchte ich die Möglichkeit haben gelöschte Inhalte wiederherstellen zu lassen, um keine Informationen zu verlieren und Arbeit mehrfach tun zu müssen.
  • Als IT-Mitarbeiter möchte ich die Anfrage nach einer Wiederherstellung von Dokumenten oder E-Mails ohne den Microsoft Support erfüllen, um den Verlust zwischenzeitlich entstandener Daten zu vermeiden.
  • Als Bereichsverantwortlicher möchte ich prüfen welche Berechtigungen bestimmte Benutzer(-gruppen) haben, um Vertraulichkeit von Informationen zu garantieren.
  • Als IT-Mitarbeiter möchte ich, dass temporäre Berechtigungen vergeben und automatisch ohne Zusatzaufwand wieder entfernen lassen, um keine Sicherheitslücke zu öffnen.
  • Als Geschäftsführer möchte ich eine lokale Sicherung meiner Cloud-Daten, um Vertrauen und Unabhängigkeit zu gewinnen.
  • Als Geschäftsführer benötige ich im Verdachtsfall Informationen rund um den Zugriff auf Inhalte und die Veränderung von Dokumenten.
  • Als Intranet-Verantwortlicher möchte ich sicherstellen, dass von mir aufgestellte Policies nicht nur auf dem Papier existieren, sondern kontrolliert oder sogar durchgesetzt werden, um eine hohe Qualität der Umgebung zu garantieren.

Ich könnte diese Liste noch beliebig erweitern und jedes einzelne Modul durchgehen. Dann würde ich wahrscheinlich noch ziemlich lange an diesem Artikel schreiben. Für die meisten Unternehmen genügt bereits die Erfüllung einer Anforderung: Eigenkontrolliertes Backup von Exchange und SharePoint.Dass man noch viel mehr bekommt ist erfreulich. Auf der Beliebtheitsskala folgt der Administrator in Kombination mit dem Content Manager. Die spür- und messbare Erleichterung und Optimierung der Administration ist unglaublich. Ich will nicht mehr mit Bordmitteln arbeiten müssen …

DAO_Startscreen_Admin

Sollte man sich in einigen Punkten wiederfinden lohnt sich auf jeden Fall ein Blick. Meine Meinung: jedes Unternehmen, das auf O365 setzt, sollte sich DAO ansehen. Für nur wenige Euro pro Benutzer pro Jahr kann man sich das Leben deutlich erleichtern.

Wie komme ich in die Cloud? Stichwort Migration zu SharePoint Online.

Wenn Sie sich überlegen von einem on-premise SharePoint oder Ihrem Dateisystem nach SharePoint Online zu migrieren sind Drittanbieter-Produkte die beste Wahl. Bei AvePoint kommt hier die on-premise Version von DocAve zum Einsatz. Nach O365 können Inhalte aus SharePoint und aus Dateisystemen ohne Downtime migriert werden. Mit Hilfe von inkrementellen Migrationspaketen und -plänen kann dies über einen beliebigen Zeitraum erfolgen. Das Thema Migration mit SharePoint 2016 und zukünftigen Hybrid-Umgebungen ist auf jeden Fall einen eigenen Artikel hier wert.

Wo liegt der Unterschied zwischen DocAve und DocAve Online?

Mit der aktuellen Version von DAO werden nur reine O365 Umgebungen unterstützt. Sobald Sie eine on-premise SharePoint Installation haben, benötigen Sie DocAve on-premise. DocAve ist in der Lage hybride Umgebungen zu verwalten.

Manchmal können die Begrifflichkeiten verwirrend sein: es ist natürlich möglich sowohl DocAve on-premise, als auch SharePoint on-premise im Rahmen des Infrastructure-as-a-Service (IaaS) Angebots von Microsoft Azure auch in der Cloud zu installieren. Obwohl die Produkte „in der Wolke“ liegen, so sprechen wir dann von den on-prem Versionen. Eine schöne Case Study zu genau diesem Szenario gibt es von unserem niederländischen Kunden Corbion. Auf der Unity Connect hatte ich das Vergnügen mit dem IT Leiter Feitze Mast einen Vortrag über ihre Erfahrungen zur Migration und ihren hybriden Umgebungen zu halten. Die Folien habe ich auf meiner Veranstaltungsseite abgelegt.

Ansonsten ist DAO eine Teilmenge von DA, sowohl in der Anzahl der Module, als auch der Funktionen. Exklusiv für DAO ist das Backup von Exchange Online Mailboxen verfügbar.

Nutzen Sie NUR Office365 dann ist DocAve Online die beste Wahl.

Nutzen Sie AUCH Office365 dann empfehle ich Ihnen DocAve on-prem.

Nutzen Sie AUCH Office365 UND benötigen Sie Exchange Online Backup dann kommt sowohl DocAve on-premise, als auchDocAve Online zum Einsatz.

Welche Möglichkeiten habe ich um DocAve Online zu testen?

Falls bereits ein Kontakt mit AvePoint besteht ist der beste Weg sich an den vertrieblichen Ansprechpartner zu wenden. Auch AvePoint Partner stehen gerne mit Ihren Erfahrungen zur Verfügung. Der nächste Schritt kann eine Web- oder vor Ort-Präsentation sein. Die Anforderungen vergleichen wir im Dialog mit den Möglichkeiten. Falls es noch notwendig ist, ermöglicht es AvePoint im Rahmen einer Testversion oder auch als offizieller Proof-of-Concept (PoC) die Use Cases zu validieren.

DAO_Website

Haben Sie Fragen bevor Sie mit einem AvePoint Mitarbeiter aus dem Vertrieb sprechen wollen? Natürlich können Sie mich auch direkt unter thomas.lorenz@avepoint.com anschreiben, mir auf Twitter folgen oder diesen Beitrag kommentieren (moderierte Freischaltung).

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