8 Tipps und Tricks zu #PromotedLinks #SharePoint2013 #SharePoint ClassicDesign

Inzwischen kennt sie jeder, der mit SharePoint arbeitet. Die mit SharePoint 2013 eingeführten Liste „Promoted Links“ (PL). Im Deutschen ist die App unter dem Namen „Höhergestufte Links“ zu finden.

Der erste Kontakt für viele waren die „Erste Schritte“ Kacheln der Teamsite-Vorlage. Ich bin ein großer Fan dieser Kacheln. Es war vorher nicht so einfach schicke und benutzerfreundliche Links und Menüoptionen in einer Site zu integrieren.

Ich nutze sie auf fast jeder Site. In diesem Artikel fasse ich meine Erfahrungen und Tipps dazu zusammen.

Promoted Links sind nicht für den Einsatz mit Touch-Devices geeignet.

Die Grundlagen

Der Name deutet schon an, für welchen Zweck die Kacheln gedacht sind. Prominent platziert bewerben sie häufig genutzte Formulare und Links. Das lässt sich am besten auf der Startseite einer Site erreichen.

Um das Rad nicht neu zu erfinden hier ein Video von Rackspace, wie man eine PL anlegt, auf der Startseite platziert und bearbeitet:

8 Tipps zur Nutzung der Kacheln

Bilder als Kachelhintergrund

Die out-of-the-box Farben sind zwar nett, aber Anwender bevorzugen einen optischen Hinweis zum Inhalt. Der Wiederkennungs- und Identifikationsfaktor ist größer und es sieht besser aus.

Zuerst müssen die Bilder in SharePoint zur Verfügung gestellt werden. Wenn die Liste an unterschiedlichen Sites oder Site Collections zur Verfügung gestellt werden soll muss die Leseberechtigung auf den Speicherort der Bilder sichergestellt werden. Die Links sollten relativ sein.

Alternativ kann man die Bilder in den Deployment Prozess integrieren. In diesem Fall oder auch, wenn die Liste nur für den einmaligen Gebrauch bestimmt ist, speichert die Dateien in den Site Assets. Diese in einem zweiten Browser-Tab geöffnet halten, da wir später beim Anlegen der Links die URL der Bilder benötigen.

Die Kacheln haben ein Format von 150×150 Pixeln. Um am Ende das gewünschte Ergebnis zu erhalten müssen die Bilder vorab bearbeiten. Das erreicht Ihr mit Paint, Freeware-Tools wie paint.net oder auch einfach mit PowerPoint:

Bessere Benutzererfahrung durch die Einstellung Dialog

Ihr habt bei jedem PL-Eintrag die Möglichkeit diesen im gleichen Fenster, in einem neuen Tab oder in einem Dialog-Feld zu öffnen. Das Dialog-Feld bietet eine sehr schöne Benutzererfahrung. Gerade Neu-Formulare oder die Anzeige von Bildern und Übersichten lassen sich so sehr schön dem Anwender präsentieren.Externe Links sollte man in einem neuen Reiter des Browsers öffnen lassen.

Der erste Button

Der erste Eintrag in der Liste sollte ein Link auf das „Neu“ Formular sein. Damit wird es deutlich komfortabler jetzt und in Zukunft der Liste neue Einträge hinzuzufügen. Klickt dazu in der Ansicht „All Promoted Link“ mit der rechten Maustaste auf Neu und kopiert die Verknüpfung. Dann legt den Listen-Eintrag an, setzt die Reihenfolge auf 100 und öffnet es in einem Dialog.

Anpassung des Webparts

Wenn es darum geht die Kachel-Ansicht auf der Startseite zu platzieren kann man sich überlegen, ob man den Webpart-Titel ausblendet oder sinnvoll benennt. Wenn man sich für einen Titel entscheidet ändert den Link der Überschrift auf die Ansicht „All Promoted Links“ der PL-Liste.

Dies erlaubt Euch einen schnellen und komfortablen Zugriff auf die Einträge der Liste. Somit spart Ihr Euch zahlreiche Klicks.

Single-Item Permissions

Ich rate ja fast immer von Sonderberechtigungen ab. Fast. In diesem Fall kann man sinnvoll Menüpunkte für Power User oder Site Owner in der normalen Navigation unterbringen. In der Listenansicht könnt Ihr die Berechtigungen bearbeiten. Passt direkt die Berechtigungen für den bereits angelegten ersten Button so an, dass nur die Site Owner Gruppe Zugriff darauf hat.

Reihenfolge der Kacheln

Die Reihenfolge der Menüpunkte ist für die Usability wichtig. Das Auge liest von links nach rechts und genau so sollten die Menüpunkte eingetragen werden. Um auch nachträglich flexibel zu bleiben und einfach umsortieren zu können sollte man bei den Werten ausreichend Abstand halten. Ganz links beginnt man am besten mit „0“. Der angelegte Button „Neuer Eintrag“ bekommt die 100. Wenn alle Menüpunkte dazwischen in 10er Schritten gepflegt werden, lässt ich nachträglich ohne Konflikte die Reihenfolge anpassen. Eine Änderung der 10 auf die 25 schiebt die Kachel in der Reihenfolge weiter nach rechts.

Anpassung der Größe und des Designs der Kacheln

Minimal kniffliger wird es, wenn man die Größe der Kacheln auf der Startseite anpassen möchte. Auf TechNet gibt es einen sehr guten Artikel, der die Code-Snippets beschreibt, die Ihr benötigt um die Kacheln nach Euren Vorstellungen anzupassen: http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/26522.everything-about-promoted-links-in-sharepoint-2013-change-size-wrap-view-handle-click-event-using-jquery.aspx

Verteilen der PL

Die schönste Lösung ist natürlich ein Produkt wie der Deployment Manager von AvePoint.

Doch auch mit Bordmitteln kann man eine angelegte PL-Liste an verschiedenen Stellen einsetzen. In den Listeneinstellungen kann sie als Vorlage gespeichert werden. Diese Vorlage dann in der gewünschten Site Collection in die Listenvorlagen hochladen.Relative Links werden dabei beibehalten,

Viel Spaß mit diesen Tipps und einen schönen Start ins neue Jahr.

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