Die drei wichtigsten Erkenntnisse zu #OutofOffice bei #AvePoint

Erfahrungen aus meiner Arbeit als technischer Pre-Sales Berater im HomeOffice

Schon seit Jahren gilt bei Microsoft die Devise „work anytime anywhere“. Mit „Out of Office“ von Elke Frank und Thorsten Hübschen ist 2015 dazu ein Buch erschienen. Dort werden die Hintergründe und Erfahrungen bei Microsoft beschrieben. Microsoft hat dadurch viel positives Feedback geerntet. Das Interesse zahlreicher Personalverantwortlicher wurde geweckt.

Doch wie sieht es außerhalb von Microsoft aus? Die meisten Unternehmen und Mitarbeiter setzen immer noch sehr eingeschränkt auf flexible Arbeitsorte.

Warum sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter von HomeOffice profitieren können war schon oft Inhalt unterschiedlicher Blog-Artikel. In diesem Beitrag teile ich meine Erfahrung aus zwei Jahren Arbeit #OutofOffice bei einem Microsoft Partner.

Meine Arbeit

Wenn ich jemandem erzähle, dass ich von zu Hause aus arbeite ist die erste Reaktion oft Überraschung. Es folgen zahlreiche Fragen: wie fühlt es sich an dauerhaft von zu Hause aus zu arbeiten? Wie ist es dazu gekommen? Welche Stolpersteine erschweren die Arbeit? Was sollte man berücksichtigen, um effizient und erfolgreich von zu Hause arbeiten zu können?

Als Technical Solutions Professional bei AvePoint kommuniziere ich sehr häufig mit Kollegen, Kunden und Interessenten. Als technischer Berater unterstütze ich unseren Vertrieb. Meine Aufgaben umfassen die Prüfung von Kundenanforderungen, Präsentationen unserer Produkte und Machbarkeitsbelege im Rahmen von Proof-of-Concept Projekten. Dazu ist es notwendig sowohl unsere eigenen, als auch die relevanten Microsoft Produkte gut zu kennen. Insbesondere die stetige Weiterentwicklung und die neuen Möglichkeiten von Office365 fordern.

Meine Rolle ist sehr gut dafür geeignet auch außerhalb des Büros erfüllt werden zu können. Das ist die Grundvoraussetzung. Um Mitarbeiter dauerhaft im heimischen Büro arbeiten zu lassen gilt es noch weitere Faktoren zu berücksichtigen.

Erkenntnis #1 – der richtige Start: die Integration in das Unternehmen

Wissensarbeiter haben täglich mit internen und externen Ansprechpartnern zu tun, die sie noch nie persönlich kennengelernt haben. Wenn man eng und effizient mit Kollegen zusammenarbeitet ist der Kontakt allerdings enorm wichtig.

Der soziale Aspekt der Arbeit gehört zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren. Durch aktiven Kontakt zu den Kollegen vereinsamt man nicht in den eigenen vier Wänden.

Eine Phase des Kennenlernens sorgt für eine gute und langfristige Beziehung. Bei AvePoint haben wir das für alle Kollegen, die von zu Hause aus arbeiten so geregelt, dass die ersten beiden Monate der Betriebszugehörigkeit vor Ort erfolgen. Zusammen mit einem Kollegen in einer vom Arbeitgeber bereit gestellten Wohnung zu leben war für mich eine sehr positive Erfahrung. Sowohl die temporäre Wohngemeinschaft, als auch die Zeit im Büro tragen dazu bei die Stimmung, das Klima und die Charakteristiken der Kollegen gut kennen zu lernen.

Nach dieser Zeit in München macht es nun einen deutlich geringeren Unterschied, ob wir in einem Besprechungszimmer sitzen oder uns remote in einen Termin einwählen.

Dennoch ist die regelmäßige Anwesenheit im Büro weiterhin sinnvoll. Bei mir ist das mindestens einmal pro Monat der Fall. Man lernt neue Kollegen kennen und genießt das soziale Umfeld.

Erkenntnis #2 – Es klappt nur bei zielorientierter Führung

Wissensarbeiter möchten Aufgaben, die ihnen Spaß machen und sie erfüllen. Ihre Arbeit dient nicht nur der Lebenserhaltung, sondern ist ein wichtiger Teil der persönlichen Entwicklung.

Arbeitgeber stellen Anforderungen im Rahmen der Stellenbeschreibung einer Rolle im Unternehmen.

Beide Seiten müssen für ein gutes Arbeitsverhältnis harmonieren.

Für mich ist es wichtig meine Rolle zur Zufriedenheit des Unternehmens auszufüllen. Dadurch fühle ich mich glücklich. Der Führungsstil und die Firmenkultur entscheiden, ob dies auch bei der Arbeit von zu Hause möglich ist.

Um den eigenen Beitrag zum Unternehmenserfolg messen zu können ist eine zielorientiere Führung besonders wichtig. Weshalb?

Durch die Distanz zum Vorgesetzten ist Vertrauen notwendig. Sie müssen ihren Mitarbeiter zutrauen ihre Ziele selbstständig auch ohne Mikromanagement zu erreichen. Dabei ist die Selbstreflexion des Mitarbeiters bedeutend. Dadurch lässt sich aufdecken ob Unterstützung benötigt wird oder die Aufgaben ohne weitere Hilfe erfüllt werden können.

Wenn potentielle Probleme aufgedeckt sind, dient eine regelmäßige Kommunikation mit dem Vorgesetzten dazu diese Stolpersteine zu beseitigen. Ganz wichtig ist, dass es sich bei Abstimmungsterminen nicht um eine Kontrolle handelt.

Für eine erfolgreiche Arbeit von zu Hause benötigt man also

  • Eine klare Definition der Erwartungen, Aufgaben und Ziele beider Seiten
  • Ein selbstständiges Arbeiten des Mitarbeiters
  • Die kontinuierliche Selbstreflexion des Mitarbeiters
  • Eine positive Fehlerkultur im Unternehmen, in der Probleme offen angesprochen werden können, um diese zu beseitigen
  • Eine offene und ehrliche Kommunikation zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten
  • Vorgesetzte, die ihren Mitarbeitern vertrauen
  • Vorgesetzte, die Stolpersteine aus dem Weg schaffen

Erkenntnis #3 – Die richtigen Werkzeuge richtig einsetzen

Effizientes Arbeiten im HomeOffice gelingt mit der passenden Hardware-Ausstattung und Software-Tools.

Neben einer stabilen und schnellen Internetanbindung habe ich mir zum Beispiel einen zusätzlichen Monitor angeschafft.

Bereits vor zwei Jahren hatte AvePoint zahlreiche Microsoft Produkte im Einsatz. Der Umstieg auf Office 365 öffnete weitere Möglichkeiten.

Auf der einen Seite nutzen wir natürlich SharePoint und OneDrive for Business für Unternehmensressourcen und Prozesse. Auf der anderen Seite stehen die Kommunikationswerkzeuge Exchange Online, Skype for Business und Microsoft Teams.

Seit Microsoft immer mehr Tools auf den Markt bringt, die einem die Zusammenarbeit erleichtern sollen wächst der Erklärungsbedarf. Die Frage „Was Wann Weshalb?“ ist seit Jahren Thema in meinen Kundengesprächen. Mein ehemaliger Kollege Richard, jetzt bei Microsoft, leite hierzu ein Webinar. Dieses und die dazugehörigen Antworten kann man auf Englisch nachlesen: https://www.avepoint.com/blog/strategy-blog/microsoft-teams-office-365-groups-sharepoint-yammer

Für mich hat inzwischen Microsoft Teams Outlook als primäres Tool abgelöst. Ein großer Vorteil von Teams ist die Rolle als zentrales Informations-HUB für unterschiedliche Quellen. Die Kombination mit der eingebauten Kommunikations- und Chatfunktion erhöht für mich den Mehrwert.

Teams

Über Teams kann ich auf unsere PowerBI Dashboards, SharePoint Sites und Yammer zugreifen.

Seit Jahren bin ich Fan von Yammer. Viele sind der Meinung, dass Yammer keine Daseinsberechtigung seit Einführung der Office 365 Groups oder Teams hat. Meine Erfahrung zeigt das genaue Gegenteil. Yammer bleibt eine ausgezeichnete Plattform um unternehmensweit in Kontakt mit Kollegen zu treten, Erfahrungen von Kollegen weltweit zu nutzen und globale Unternehmensinformationen innerhalb eines Sozialen Netzwerks zu teilen.

Yammer

Für Kunden-Termine nutzen wir meistens Skype for Business (S4B). Interne Abstimmung erfolgt über Instant Messaging oder auch via Video-Call immer häufiger direkt über Teams. Es fehlen allerdings noch Funktionen um Skype for Business intern komplett abzulösen. Ein Beispiel ist das in S4B verfügbare Recording.

Ein Meeting in Teams ist schnell gestartet und das Aktivieren der Webcams verbessert das Teamgefühl.

Teammeeting

Insbesondere im HomeOffice ist es wichtig die unterschiedlichen Kommunikationsmedien, die wir zur Verfügung haben richtig zu nutzen.

Folgende Microsoft Tools benutze ich regelmäßig:

  • Microsoft Teams
  • Yammer
  • Skype for Business
  • Outlook/Exchange
  • OneDrive for Business
  • SharePoint Team Site

Die E-Mail dient nur noch vereinzelt der internen Kommunikation, sondern primär dem schriftlichen Kontakt mit Kunden und Partnern.

Zusammenfassung

Mit der Entscheidung zu AvePoint zu wechseln bin ich auch nach mehr als zwei Jahren noch sehr zufrieden. Neben tollen Kollegen und Vorgesetzten schätze ich die Qualität unserer Produkte und Projekte. In den vergangenen 2,5 Jahren war ich in über 250 Kundenprojekten involviert. Die variierenden Branchen und Unternehmensgrößen sorgen für Abwechslung und wertvolle Erfahrungen.

Möglich wurde das nur durch die Arbeit von zu Hause. Ein Umzug nach München ist für mich aus familiären Gründen keine Alternative.

Die Decke fällt mir nur selten auf den Kopf, da ich regelmäßig bei Kunden vor Ort bin. Wenn ich im Büro in München bin hat die Arbeit wieder einen ganz anderen Charakter.

Ideal ist das konzentrierte Arbeiten zu Hause in Kombination mit einem regelmäßigen Austausch mit den Kollegen im Büro.

Weitere persönliche Erfahrungen, wie ich mit der Arbeit #OutOfOffice zurechtkomme folgen. Wie sieht es mit Euren Erfahrungen aus? Schickt mir gerne eine Nachricht oder hinterlasst einen Kommentar.

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