#Yammer Konkret Teil 3 – Alles rund um E-Mails

Im dritten Teil meiner Reihe konzentriere ich mich auf das Thema Yammer und E-Mails. Drei Fragestellungen zeigen sich:

  1. Wie grenzt sich Yammer zu E-Mails ab und wann nutze ich was?
  2. Wie konfiguriere ich mir die E-Mail Benachrichtigung sinnvoll (passive Yammer-Nutzung)?
  3. Wie nutze ich Outlook als Yammer UI (aktive Yammer Nutzung)?

Wie grenzt sich Yammer zu E-Mails ab und wann nutze ich was?

Als Ergänzung zu Teil 1 benutze ich Yammer statt einer E-Mail, wenn

  • eine Diskussion oder E-Mail Ping-Pong zu erwarten ist, da etwas diskutiert/entschieden werden muss
  • die Inhalte potentiell auch (zukünftig) andere Mitarbeiter interessieren
  • ich zu einer Frage nicht den richtigen Ansprechpartner kenne
  • ich davon ausgehe, dass sich meine Frage auch andere stellen
  • ich etwas offen zur Diskussion stellen will
  • es viele Empfänger gibt (inkl. „CC:“)

Folgendes Video zeige ich gerne bei jedem Workshop zum Thema E-Mail Trees und warum eine Plattform effizienter als der klassische Einsatz von E-Mails ist:

Wichtig ist es bei beiden Kommunikationsformen zu beachten, dass es sich um asynchrone Kommunikation handeln sollte. Sobald die Gesprächsteilnehmer sofort auf E-Mails reagieren und dies zu einem E-Mail Ping-Pong führt ist ein anderes Mittel sinnvoller. Das kann Telefon, Skype oder natürlich auch der Weg ins Nachbarbüro sein.

Wie konfiguriere ich mir die E-Mail Benachrichtigung sinnvoll?

Bei der ersten Anmeldung in Yammer sind die Benachrichtigungen so konfiguriert, dass man zu viele E-Mails bekommt. Das verwirrt viele Anwender, da sie mehr, anstatt weniger E-Mail bekommen. Nur der Absender hat sich geändert: es ist nun Yammer. Leider ist es nicht möglich andere Voreinstellungen zu setzen. So bleibt aktuell als einzige Möglichkeit der Hinweis an neue Kollegen, dass Sie Ihre Benachrichtigungen selbst einstellen müssen.

Im Folgenden eine kurze Anleitung wie man die Benachrichtigungen ändert und welche man wann und warum setzt.

In den Einstellungen einfach Benachrichtigungen auswählen und schon seht Ihr alle Eure Netzwerke:

Die URL
http://www.yammer.com/%5BAccountName%5D/account/notifications
kann an sinnvollen Stellen, z.B. im Erste Schritte-Dokument direkt verlinkt werden.

Zu den Benachrichtigungen empfehle ich die Einstellung abhängig der Art- und Weise, wie man mit Yammer arbeitet:

Unter Aktivität-Digest versteht Yammer eine Art „Best of-“ Zusammenfassung eines Netzwerks.

Meine Empfehlung ist von zwei Faktoren abhängig: der Netzwerkgröße und dem eigenen Nutzungsverhalten. Hat man Yammer via Smartphone App oder im Browser regelmäßig im Blick und ist das Netzwerk übersichtlich, dann kann man den Digest auch deaktivieren. Wenn ein Netzwerk sehr aktiv und interessant ist, man aber Yammer selten im Blick hat, dann sollte der Digest auf täglich stehen. Für weniger interessante Netzwerke ist eine wöchentliche Zusammenfassung die richtige Wahl.

Als Faustregel: wenn man sich nicht täglich aktiv bei Yammer blicken lässt, am besten mit der täglichen Zusammenfassung starten.

Im Bereich 2 des Screenshots gibt es einige Optionen, die für sehr hohes E-Mail Aufkommen verantwortlich sind.

  • Ich habe eine neue Nachricht erhalten – im Posteingang landen Antworten auf meine Beiträge und Beiträge bei denen ich via @ erwähnt wurde. Es macht also Sinn, über Neuigkeiten informiert zu werden. Um E-Mail-Belästigung zu vermeiden gibt es die Funktion im Yammer-Posteingang „Nicht weiter im Posteingang folgen“, wenn die Konversation keine hohe Priorität hat
  • Jemandem gefallen meine Nachrichten– brauche ich diese Info täglich via E-Mail? Eher nicht.
  • Mir werden neue Personen vorgeschlagen denen ich folgen könnte – unnötig, da diese kennt oder direkt im Netzwerk oder in einer Konversation entdeckt
  • Es stehen Tipps und Updates … – Werbung? Nein danke. Internes Yammer-Marketing sollte das Unternehmen selbst übernehmen.

Folgende Einstellung greifen eher selten:

  • Mir folgen neue Mitglieder – das ist eine nebensächliche Information, eine E-Mail möchte ich dazu normalerweise nicht bekommen.
  • Ich installiere eine neue Anwendung.
    Ich melde mich von einem neuen Client aus an – beides für Sicherheitsfans, damit bestätigt wird, wenn man die Yammer Desktop App, bzw. eine Smartphone App installiert hat.
  • Jemand lädt mich in eine Gruppe ein.
    Jemand möchte einer meiner privaten Gruppen beitreten – sinnvoll wenn ich mich nur selten anmelde.
  • Jemand verändert mein Organigramm– eventuell ist das Organigramm auch nicht aktiv, da es über SharePoint, das AD, PowerPoint oder Visio gepflegt wird

Jeder sollte sich hier die Frage stellen: muss ich dafür wirklich benachrichtigt werden?

Die Option „I post a message via e-mail“ führt dazu, dass man jeden einzelnen Eintrag noch einmal bestätigen muss. Das in Kombination mit einem gewissen Zeitversatz (E-Mail zu Yammer, Wartezeit, E-Mail zurück, Bestätigung, Post wird in Yammer veröffentlicht) macht diese Option in meinen Augen zu einem absoluten Stolperstein.

 

Die Empfehlung für Gelegenheitsanwender von Yammer

Die beiden Sicherheitsfeatures sind optional.

Die Empfehlung für Yammer-Verweigerer

Bis vor kurzem gab es noch eine weitere Benachrichtigungsoption:

Eine E-Mail wird dann verschickt, wenn es im Haupt-Feed des Benutzers einen neuen Eintrag gibt. Dies erlaubt die spartanische Konfiguration einer „Ich-Folge“-Chronik in Kombination mit E-Mail-Benachrichtigungen. Yammer-Anwendungen können so vermieden werden.

Leider ist diese vor wenigen Tagen aus den Einstellungen verschwunden. Ob es sich hier nur um einen A/B Test von Yammer handelt oder schon eine endgültige Änderung kläre ich aktuell.

 

Immerhin nicht standardmäßig aktiviert sind Benachrichtigungen für einzelne Gruppen. Es ist möglich pro Gruppe festzulegen, ob man bei Beiträgen eine E-Mail bekommen möchte. Selbst für aktive Yammer-Nutzer kann diese Einstellung Sinn machen. Zum Beispiel für einzelne Gruppen aus externen Netzwerken, die man auf dem Radar behalten möchte ohne häufig das Netzwerk zu wechseln.

Auch hier macht es nur Sinn, wenn entweder nicht so viel Aktivität in der Gruppe ist, dass sie lästig wird oder wenn man mit Outlook als Yammer-Frontend arbeiten möchte.

 

Wie nutze ich Outlook als Yammer UI

Viele Mitarbeiter möchten weiterhin mit Outlook als primärem Kommunikationskanal arbeiten und weder Apps noch die Web-Oberfläche von Yammer benutzen. Zum Glück ist das möglich. Mit dieser Funktionalität kann man vielen die Angst vor einem sozialen Netzwerk nehmen! Alle Einträge, die via E-Mail abgeschickt werden können von allen auf Yammer weiter diskutiert werden. Das Unternehmen profitiert dadurch von einer erhöhten Beteiligung.

Um einen Beitrag nach Yammer zu publizieren kann man auch eine E-Mail schicken. Die Adresse setzt sich zusammen aus [Gruppenname]+[Netzwerkname]@yammer.com. Um im Kanal Gesamtes Netzwerk zu schreiben lässt man den Gruppennamen weg. Bei conplement ist das entsprechend conplement.de@yammer.com. Wenn ich eine FUN E-Mail verteilen will, belästige ich nicht mehr unzählige Posteingänge dank all@, sondern schicke sie an fun+conplement.de@yammer.com. Sehr einfach zu merken.

Mit eingerichteten Benachrichtigungen kann man auf die E-Mail, z.B. aus einer gefolgten Gruppe, direkt antworten und hat das gleiche Benutzererlebnis aus klassischen E-Mail-Kommunikationszeiten.

Tipp: E-Mails haben oft lange Signaturen, die oft automatisch angehängt werden. In einer E-Mail stört das nicht wirklich, dafür aber umso mehr in einem Konversationsfaden auf Yammer.

Um das zu vermeiden einfach nach dem eigentlichen Inhalt [–] einfügen. So wird aus folgender E-Mail:

In Yammer dann folgender Eintrag:

Bitte beachten: Bilder in Signaturen, bzw. Anhänge der E-Mails wandern trotz der Striche durch.

 

Hinweis zu Ankündigungen in Yammer

Eine Ankündigung in Yammer führt dazu, dass alle Mitglieder der Gruppe, in der die Ankündigung angelegt wurde, unabhängig der Benachrichtigungseinstellungen eine E-Mail erhalten. Dies ist sehr nützlich um sicherzustellen, dass wichtige Informationen ankommen. Dadurch kann die E-Mail auch als Kanal offizieller Ankündigungen ersetzt werden. Die Funktion muss entsprechend rücksichtsvoll und selten eingesetzt werden. Vor allem Ankündigungen im Kanal „Gesamtes Netzwerk“ haben den Effekt des bekannten „all@“-Verteilers. Aus diesem Grund können dies auch nur Netzwerk-Administratoren, bzw. in Gruppen die jeweiligen Gruppen-Administratoren.

Advertisements

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s