#SharePoint Kurz-Tipp: Berechnete Spalten und Ansichten-Filter

Zwischen den längeren Yammer-Artikeln wird es Zeit für einige kurze Tipps. Viele, die ihre ersten Schritte mit SharePoint machen und vor der Aufgabe stehen Formeln in Listenspalten zu verwenden suchen Beispiele im Internet.

Einen schönen englischen Artikel rund um das Thema Berechnete Spalten/Calculated Columns findet Ihr hier.

Geburtstage der nächsten 30 Tage

Die Personalabteilung möchte aus Ihren Mitarbeiter-Stammdaten auf einen Blick sehen wer in den kommenden 30 Tagen Geburtstag hat. Nun liegt das Geburtsdatum ja doch einige Jahre in der Vergangenheit, z.B. 09.03.1977.

Als einfache Methode das zu umgehen kann man eine berechnete Spalte „Geburtstag“ zur Hilfe anlegen. Es muss nur am Anfang jeden Jahres die Jahreszahl manuell angepasst werden.

Die Sprache der Website bestimmt die Formel-Syntax! Im Englischen werden Kommas und im Deutschen Strichpunkte genutzt. Die Feldbegriffe entsprechen der Sprache (z.B.: DATE statt DATUM)

Folgende Formel tragen wir in der berechneten Spalte ein, wenn das Geburtsdatum in der Spalte „Birthday“ steht.

=DATE(„2015“,MONTH(Birthday),DAY(Birthday))

Jetzt könnt Ihr eine Ansicht erstellen, die auf die berechnete Spalte filtert:

Die Erklärung zum Filter:

  • die erste Bedingung lässt Einträge erscheinen sobald „Heute“ 30 Tage vor einem Geburtstag ist (untere Grenze)
  • die zweite Bedingung sorgt dafür, dass die Geburtstagskinder nur angezeigt werden, wenn die Termine noch in der Zukunft liegen (obere Grenze)

Mir verknoten Datumsberechnungen immer wieder das Hirn. Es hilft die Termine auf einen Zeitstrahl zu zeichnen.

Auf deutschen SharePoint Sites ist das die Formel:

=DATUM(„2015“;MONAT(Geburtsdatum);TAG(Geburtsdatum))

Auf einem Dashboard kann man diese Ansicht dann der Personalabteilung zur Verfügung stellen:

Leider lassen sich keine Standard-Benachrichtigungen (Alerts) auf Ansichten legen, die auf berechneten Spalten basieren. Für zahlreiche Unternehmen genügt die Darstellung in einem App-Part.

Natürlich lässt sich das Beispiel auf verschiedene Anforderungen anwenden, wie den Überblick über Vertragskündigungsfristen (=DATUM(JAHR(Vertragsende);MONAT(Vertragsende)-Kündigungsfrist;TAG(Vertragsende)) mit dem identischen Ansichten-Filter.

Advertisements

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s