#Yammer Konkret Teil 2 – Gruppen Richtlinien, wichtige und häufig genutzte Beispiele

Rund um Gruppen bekomme ich in Yammer-Workshops immer zahlreiche Fragen gestellt. Ich werde in dem heutigen Artikel die meisten aufgreifen und so gut es generisch geht beantworten. Wenn ich etwas übersehen habe schickt mir Eure Anmerkungen via Blog-Kommentar, per Twitter @tlorenz77 oder E-Mail an tlorenz77@outlook.de.

Wer die Einführung der Reihe mit dem Thema erste Schritte noch nicht kennt kann ihn hier nachlesen.

Los geht’s!

Was sind Gruppen und was bedeuten sie für die Anwender?

 „Yammer-Gruppen bündeln die Kommunikation mit einem gemeinsamen Interesse zwischen Mitgliedern des Netzwerks zu einem speziellen Thema.“ 

In diesem Satz steckt eine Menge drin.

Zum einen ist es von Anfang an klar, dass in der Gruppe ein hoher Kommunikationsbedarf vorhanden ist, bzw. regelmäßig neue Beiträge geschrieben werden, die auch thematisch zusammengehören. Sollte weder die Häufigkeit, noch die Regelmäßigkeit gegeben sein ist der Einsatz von Hashtags eventuell sinnvoller. Zum anderen steht die primäre Zielgruppe, also die interessierten und beteiligten Mitarbeiter, häufig fest.

Die Trennung zwischen Gruppen und dem Einsatz von Hashtags ist schwierig. Da die meisten Anwender mit Hashtags und Themen auf Anhieb wenig anfangen können, führt das zu vielen Gruppen, die verwaisen.

Gruppen strukturieren die Kommunikation. Allerdings muss man gut aufpassen es hier nicht zu übertreiben. Microsoft hat erkannt, dass ein Großteil der Kommunikation in Gruppen erfolgt. Deswegen ist in der Gruppennavigation das „Gesamte Unternehmen“ ganz nach unten gewandert. Doch welche Rolle spielt diese spezielle Gruppe in einem Netzwerk?

Im O365 gab es einen interessanten Beitrag von Cynthia Beldner (O365 Customer Success Manager bei Microsoft), ausgelöst durch die Frage ob man das Schreiben in die Hauptgruppe beschränken kann (https://www.yammer.com/itpronetwork/#/Threads/show?threadId=505742511).

„All Company/Network is the default public group, because a default group of some kind is needed. In experiments, when users had to choose a group – a seemingly small step – they didn’t. New users didn’t post because they don’t have the information or experience necessary to know how to choose a group. When new users don’t post, they don’t come back. Lowering the barriers to posting makes a difference. […]

All Company is not the same as the „All Employee“ email list, any more than a bulletin board is the same as a bull horn. Post a message to a bulletin board, and people might see it. Use a bull horn and everyone will stop to listen. An email that lands in every single employee’s email inbox has a significantly higher signal to noise ration than a post in All Company.

All Company is more like a courtyard in the middle of your office buildings to which all employees have access. It can serve many purposes and those purposes can co-exist. But mostly, people are passing through the courtyard on their way to an office or conference room. Similarly, help your users to find their way to the right group. But don’t be too bothered if they happen to stop for a quick chat in the courtyard.

Lastly, don’t try to over-architect Yammer. SharePoint is great if you need White picket fences, perfectly matched paint colors, and expertly manicured lawns. Yammer is best if you’re looking for city life – chaotic, intimidating, messy, but amazing and inspiring.“

Ich finde dieser Beitrag umschreibt schön, wie man „Gesamtes Netzwerk“ betrachten kann und dass man keine Angst davor haben sollte. Es ist nicht der offizielle Broadcasting Kanal des Unternehmens, wie News oder Ankündigungen in einem Intranet, sondern der Bereich in dem die Kommunikation außerhalb der Gruppen stattfindet. Bevor eine Information nicht geteilt wird, besser dort.Die Bedeutung der Gruppen unterscheidet sich nach Nutzungsweise: bei einem neuen Beitrag stellt sich für aktive Yammer Nutzer die Frage: wohin mit der Information, die ich teilen möchte?

Passive Nutzer benötigen Gruppen um über für sie interessante Informationen auf dem Laufenden zu bleiben. Denn ist man Mitglied einer Gruppe landen die Beiträge in der eigenen Chronik. So sieht man auf einen Blick ob es etwas Neues gibt (siehe Screenshot) und in Zukunft sogar ob dort gerade etwas geschrieben wird. Bei der Suche nach Informationen hilft es natürlich, wenn die Gruppe passt oder Hashtags korrekt eingesetzt wurden.

Wann brauche ich wirklich eine Gruppe? Für viele konkrete Szenarien ist es sinnvoller mit Hashtags zu arbeiten, als eine eigene Gruppe zu gründen. Mehr zu Hashtags im dritten Teil der Artikel-Reihe.

Es ist nicht notwendig für jeden Kommunikationsfall eine eigene Gruppe zu gründen. Aber es muss für Anwender möglichst einfach sein, Informationen und Wissen zu teilen. Wer zu lange mit der Entscheidung verbringt wohin man schreiben soll, wird es gar nicht tun.

Aktive Benutzer entscheiden auf eine der folgenden Weisen:

  • Sie wissen welche Gruppe ideal ist
  • Sie kennen das Szenario und posten via Hashtag in ihrer Team-Gruppe oder im gesamten Unternehmen
  • Sie wissen es nicht und posten im gesamten Unternehmen. Power User kümmern sich um den Beitrag (fügen Themen hinzu und teilen es ggf. in die richtige Gruppe). So lernen aktive Benutzer auch was wohin gehört und können beim nächsten Mal selbst besser entscheiden. Die Unternehmenskultur muss erlauben dass dieser „Fehler“ nicht negativ belegt wird, sondern den Dank vermitteln, dass jemand aktiv teilt.

Wenn es darum geht eine Gruppe anzulegen, lasst Euch von folgenden Fragen leiten:

  • Gibt es schon eine vergleichbare Gruppe?
  • Gibt es ausreichend Content und Interessenten für die Gruppe?
  • Was möchte ich mit wem besprechen?
  • Gibt es ein Szenario im Unternehmen das dieses Thema schon behandelt?
  • Welche Hashtags haben mit dem Inhalt zu tun? Werden diese schon eingesetzt?

So sollte eine Gruppenliste nicht aussehen:

  • Schwarzes Brett
  • Freizeit
  • Restaurant-Empfehlungen
  • Witz des Tages
  • Laufgruppe
  • Sportaktivitäten
  • FUN
  • Buchempfehlungen
  • Software Entwicklung
  • Software Entwicklung Methoden

In dieser Liste sind viele nicht-arbeitsrelevante Gruppen aufgeführt. Dort bilden sich leichter redundante Gruppen. Diese führen dazu, dass in jeder gefühlt wenig los ist. Geringe Aktivität ist demotivierend und führt wiederum zu geringerer Nutzung. Diese Spirale ist zu vermeiden. Am besten es finden sich Klammern die diese Gruppen zusammenfassen und innerhalb der Gruppe wird mit Hashtags gearbeitet. Im Beispiel kann man z.B. Buch- und Restaurantempfehlungen in das Schwarze Brett oder in Freizeit integrieren.

Welche Gruppen gibt es häufig?

Yammer und sein Einsatz sind stark vom jeweiligen Unternehmen abhängig. Zu den benötigten arbeitsrelevanten Gruppen kann man keine pauschale Aussage treffen. Dennoch kann folgende Übersicht als Anregung dienen:

  • Yammer Hilfe/Anwender-Austausch/Onboarding
  • Struktur (Abt. xyz, Team Omega)
  • Produkt, bzw. Projekt (eigene Produkte)
  • Event-Organisation
  • IT-Tools (SharePoint, CRM, SAP)
  • IT-Support
  • Unternehmensprozesse (Ankündigungen, Verbesserungsvorschläge, Jobs, Aushangpflichten)
  • Sales
  • Messen
  • Freizeit
    • Schwarzes Brett
    • After-Work
    • Sportgruppen

Öffentliche Gruppen versus Private Gruppen

Hier ist meine Empfehlung ganz eindeutig private Gruppen nur dann sinnvoll, wenn die Informationen in dieser Gruppe für die Mitglieder vertraulich sind. Die Planung des nächsten Firmen-Events, die bis zur Ankündigung eine Überraschung sein soll ist ein Beispiel für Informationen die nicht alle Mitarbeiter lesen dürfen. Eine pauschale Empfehlung kann man auch hier nicht geben. Die Bandbreite der Unternehmenskulturen ist groß. Manche trennen Bereiche strikt und geben keine Leseberechtigung untereinander. Andere arbeiten offen in einem idealen Yammer Szenario

Oft liegen vertrauliche Dokumente auf anderen Plattformen liegen (SharePoint) und über die Inhalte wird persönlich gesprochen. Man sollte Gruppen auf jeden Fall nicht guten Grund auf privat stellen.

Hinweis zu Externen Netzwerken

Jeder Yammer-Account hat ein „Hauptnetzwerk“, dem jeder mit einer E-Mail-Adresse der zugeordneten Domänen (z.B. conplement.de) beitreten kann. Administratoren können Gäste aus anderen Domänen einladen, aber davon ist meistens abzuraten, da diese dann Zugriff auf alle offenen Gruppen (im Idealfall also sehr viele) und Informationen haben. Je nach Policy im Unternehmen mag das für langjährige z.B. Freiberufler aber auch einmal erlaubt sein. Noch im Mai soll das neue External Messaging verteilt werden. Am besten dazu ab der 34.Minute die Live Demo aus dem Vortrag Yammer Roadmap der Ignite ansehen (Dauer: 5 Minuten, http://channel9.msdn.com/events/Ignite/2015/BRK2103)

Insofern sind externe Netzwerke dafür da mit Partnern, Lieferanten oder auch Kunden gemeinsam zu arbeiten. Unabhängig von der Domäne können Partner von jedem eingeladen werden. Die Bedeutung wird durch das Externe Messaging aber zurückgehen und nur noch bei stabilen langfristigen Einsatzszenarien angewendet werden. Ein Software-Hersteller könnte zum Beispiel allen Kunden hier eine Plattform zum Austausch anbieten.

Gruppen-Management

Es ist also (endlich) klar, dass man eine neue Gruppe braucht. Die Gruppe ist schnell angelegt, ein Klick bei (1), unter der Gruppenliste oder auch aus der Gruppenempfehlung, Gruppenübersicht … an Möglichkeiten wird es nicht scheitern.

Als nächstes wählt man den Gruppennamen aus (2). Für alle SharePoint-„Geschädigten“: wenn man den Namen nachträglich ändert, verändert sich sowohl die URL zur Gruppe, als auch die Mail-Adresse um in die Gruppe zu posten. Das muss man bedenken, wenn die, z.B. in einem Wiki steht oder es einen Hilfe gibt, wie „Fun Beiträge per E-Mail an fun+conplement.de@yammer.com„. Wenn das Thema E-Mail Beiträge oder die direkte URL wichtig sind, sollte man natürlich auch einen kurzen und knackigen Gruppennamen wählen.

Sinnvoll ist es, Gruppen, die sich am Organigramm orientieren eine klare Syntax für den Gruppennamen mitzugeben. Zum Beispiel „Team DEV1“ oder „DEV1“, oder „ABT [offizielle Abteilungsabkürzung]“. Das sorgt für eine bessere Übersicht und Auffindbarkeit.

Aber Vorsicht: Man sollte nur Gruppen anlegen, für die Bedarf besteht. Die gesamte Unternehmensstruktur vorab in Yammer abzubilden, wird zu leeren Gruppen führen. Genau das wollen wir vermeiden.

Der letzte Schritt ist die Einstellung der Sichtbarkeit (3). Private Gruppen muss man in der Gruppenübersicht aktiv verstecken, wenn man nicht möchte, dass Netzwerkmitglieder sie sehen (und damit Zugang beantragen können). Als Extrembeispiel wäre eine private Gruppe „Fusion mit Unternehmen X“ wohl besser versteckt, da der Titel und die reine Existenz schon eine geheime Information beinhalten. Administratoren sehen immer alle Gruppen!

Gruppen-Regel Nummer 1: wer die Gruppe anlegt ist dafür verantwortlich! Was bedeutet es aber für eine Gruppe verantwortlich zu sein? Was sind die Schritte, die man durchführen sollte?

  1. Ein Gruppenbild
    Unterschätzt nicht die Bedeutung dieses unscheinbaren kleinen Bildes. Sowohl in der Gruppen-Ansicht, als auch in der Gruppen-Übersicht sorgt ein passendes Bild für eine schnelle Identifikation und den Wohlfühlfaktor. Im Idealfall hat das Bild direkt etwas mit dem Unternehmen zu tun.Das Format der Vorschau ist 100x100px, das Bild selbst kann auch größer sein. Soll alles sichtbar sein einfach darauf achten, dass es quadratisch ist.Ein Beispiel für ein Gruppenbild eines Teams:

    Vergleichbare Collagen lassen sich mit im einfachsten Fall mit PowerPoint, Grafik-Tools oder via SaaS generieren, z.B. http://www.fotor.com/de/collage. Bitte bei SaaS Anbietern unbedingt auf das Thema der Nutzungsrechte achten und das Kleingedruckte lesen und bewusst akzeptieren.

    Weitere Beispiele (u.a. aus dem offiziellen Office 365 Network):

  2. Eine sinnvolle Gruppenbeschreibung
    Ein paar Sätze Beschreibung kosten nicht viel Zeit, machen aber allen, die sich überlegen ob sie beitreten oder in diese Gruppe etwas schreiben sollen das Leben deutlich leichter.
  3. Ergänzung durch sinnvolle Links / Prozessintegration
    Neben interessanten externen Links zum Gruppenthema (Pizzalieferservice in der Gruppe „Inhouse“) lohnt es, sich hier Gedanken zu machen, inwiefern die Kommunikation der Gruppe mit Informationen oder Prozessen einer anderen Stelle zusammenhängt.

    Ein konkretes Beispiel dazu:
    In unserer Gruppe „Speaker“ diskutieren wir Calls for Papers und Konferenzen. Es handelt sich dabei um Fragen wie „Welche Veranstaltungen sind für uns interessant genug um dort Vorträge einzureichen? Welche Vorträge würden passen?“. Wenn ein Vortrag angenommen wurde, ist dies natürlich eine Antwort an den Gesprächsverlauf wert. In der Gruppe ist ein Link platziert zu einem SharePoint-Formular um einen neuen Eintrag in unseren Event-Kompass anzulegen. Der Kompass beinhaltet alle Veranstaltungen, auf denen wir als Besucher oder Sprecher unterwegs sind und steuert den strukturierten Prozess. Beispielsweise wird Marketing automatisch informiert und die Veranstaltung erscheint auf der Event-Übersicht-Seite im Intranet.

Kleine Tipps am Rand

  • Stellt den Link https://www.yammer.com/[Tenant]/groups auf der Startseite oder im Erste-Schritte-Dokument zur Verfügung. Das erleichtert allen den Zugang zur Gruppenseite, da man aktuell dafür 3x klicken muss.
  • Um das Schreiben in Gruppen im Vergleich zum gesamten Netzwerk zu fördern kann man den Text, der in der Box angezeigt wird verändern, z.B. „In welche Gruppe möchtest Du schreiben?“ – „Bist Du am richtigen Ort für Deinen Beitrag?“

Hinweis zu Office 365 Groups

Nicht erst seit der Ignite ist deutlich, dass Microsoft einen hohen Stellenwert auf O365 Groups legt. Doch wie passen jetzt diese zu den Yammer Gruppen? Wann benutzt man welche Gruppen?

Nur ganz kurz: es gibt noch keine Integration der beiden Alternativen, so dass ich aktuell immer noch die Kombination Yammer/SharePoint als sinnvollste Option für Kollaboration sehe. Mit O365 Groups bekommt man eine Dokumentenablage, Postfach, Kalender, etc. einfach zur Verfügung gestellt. Ein aktueller Beitrag des offiziellen Office Blogs umschreibt auch die geplante Integration und nennt die erste Hälfte 2016 als Termin:
http://blogs.office.com/2015/05/20/recapping-yammer-highlights-and-key-takeaways-from-ignite

Ein interessanter Vortrag zum Thema wann welches Medium eingesetzt wird (inkl. O365 Groups) von der Ignite findet man hier: http://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102

The End

Ich freue mich sowohl über jede positive Rückmeldung, als auch jeden konstruktiven Verbesserungsvorschlag via Blog-Kommentar, per Twitter @tlorenz77 oder E-Mail an tlorenz77@outlook.de.

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Ein Gedanke zu „#Yammer Konkret Teil 2 – Gruppen Richtlinien, wichtige und häufig genutzte Beispiele

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