#Yammer Konkret Teil 1 – Erste Schritte und Erklärung für Mitarbeiter

Über Yammer kann man inzwischen auf Blogs oder Veranstaltungen einiges erfahren und häufig sind wirklich viele gute Tipps dabei, die man beachten sollte. Es gibt keine pauschale Erfolgsformel, da jedes Unternehmen anders ist. Wir reden hier über kein technisches, sondern ein Change Management Projekt, die Themen sind also primär Mitarbeiter-Motivation, Management-Unterstützung und Definition konkreter Nutzungsszenarien.

Bei einem Yammer-Workshop vergangene Woche ist mir die Frage gestellt worden, ob es im Web eine Übersicht von Do’s and Don’ts gibt. Dabei ist mir aufgefallen, dass mir im Internet nur selten konkrete Beispiele unterkommen und das Wissen in den Köpfen der Yammer Community Manager und Berater steckt.

Genau das möchte ich mit meiner Blog-Reihe ein wenig auflösen. Natürlich ist es immer schwierig aus der Praxis zu berichten da viele Unternehmen nicht möchten, dass man über sie redet. Meine Beispiele sind entsprechend neutral und sollen als Ideen-Pool, bzw. zur Anregung interner Diskussionen dienen.

Über Eure Erfahrungen, die ich gerne auch nachträglich mit einbaue, freue ich mich via Blog-Kommentar, per Twitter @tlorenz77 oder per E-Mail an tlorenz77@outlook.de.

Eine weitere schöne Quelle wird auf jeden Fall das Buch von Steffi Gröscho von perlrot, das diese Tage erscheinen wird.

Die erste Quelle, die ein Unternehmen abruft ist natürlich Yammer direkt. Das Success Center liefert erste Tipps und wenn man es auch in das Office365 Yammer Netzwerk geschafft hat wird man mit Informationen fast überflutet. Ich hoffe meine Artikel helfen dabei den Dschungel zu Yammer etwas zu lichten.

Doch jetzt zu Teil 1:

„Erste Schritte und Erklärung für Mitarbeiter“

Im Rahmen einer Yammer Einführung ist viel Kommunikation notwendig. Aber man muss auch an diejenigen denken, die einen Monat danach eingestellt werden, aus der Elternzeit kommen, etc.

Was ist wirklich wichtig, um den Mitarbeitern den Start mit Yammer jederzeit zu ermöglichen?

  1. Sie müssen verstehen was Yammer ist, wozu es eingesetzt wird und worin der eigene Nutzen liegen kann
  2. Sie benötigen eine kurze technische Einführung und …
  3. … eine Antwort auf die Frage zur sinnvollen Einbindung in die eigene tägliche Arbeit
  4. Sie müssen lernen Yammer korrekt anzuwenden, d.h. Sie brauchen konkrete Anwendungsszenarien und „Vorbilder“

Hier als Beispiel eine SharePoint Wiki-Seite, die diese Punkte anspricht:

Werfen wir einen genauen Blick auf die Inhalte:

  • Einleitung (Was ist Yammer für ein Produkt, allgemeine Infos, etc.)
    Hier kann man beliebige weiterführende Links auch zu den Themen Social Enterprise, Working out loud oder Working like a Network platzieren, die im späteren Verlauf nicht punktgenau passen.
  • Was ist Yammer für uns? (Möglicher Nutzen)
    Ich verlinke und zeige zum Thema Nutzen gerne das vielleicht bekannte Video zu E-Mail Trees, das zwar nicht Yammer behandelt, aber die Vorteile einer Social Platform schon 2012 so darstellt, dass wirklich jeder die Situation erkennt und den Nutzen erkennt.

     

  • Wann nutze ich Yammer statt […]? (Konkrete Hilfestellung zur Anwendung)
    Die Frage „Wann welches Tool“ stellt sich immer. Häufig genügt die Antwort auf E-Mail vs. Yammer, aber wenn noch Skype, ein Intranet, etc. mit ins Spiel kommen wird es komplexer. Ein sehr schöner Blog-Artikel dazu auch von Martina Grom. Am besten darstellen was synchrone und asynchrone Kommunikation bedeutet und wann Yammer besser zur asynchronen Kommunikation ist als eine E-Mail:

     

    • es gibt viele Empfänger (CC)
    • eine Diskussion, E-Mail Pingpong ist zu erwarten, da etwas diskutiert/entschieden werden muss
    • die Inhalte könnten auch (zukünftig) andere Mitarbeiter interessieren
    • ich zu einer Frage nicht den richtigen Ansprechpartner kenne
    • ich davon ausgehe, dass die Antwort auf eine Frage für viele interessant ist
    • ich etwas offen zur Diskussion stellen will
    • ich interessante Informationen Kollegen zur Verfügung stellen will
  • Wie nutze ich Yammer? (Mobile Apps, Zugriff, Links, Einbindung in Office365, Login, etc.)
    Neben den Links auf unterstützte Mobile Apps in den unterschiedlichen Stores ist die Nutzung via E-Mail, insbesondere für die Verteidiger der E-Mail Kommunikation, besonders erwähnenswert. Danach sollte man auch die sinnvolle Konfiguration der Benachrichtigungen ansprechen und Vorschläge mitliefern.

     

  • Erste Schritte mit Yammer? (siehe Bild)
    Unbedingt zuerst den Hinweis darauf, dass die Nutzungsrichtlinien/Spielregeln wirklich zu lesen sind, danach der Hinweis auf die persönlichen Einstellungen (Sprache, Profilbild, E-Mail Benachrichtigungen, Feed-Konfiguration). Dann kann man sich noch über die Benutzeroberfläche, etc. austoben

  • Wie stelle ich mir die für mich interessanteste Chronik zusammen?
  • Wann und wie schaue ich mir die restlichen Informationen an?
    Diese zwei Punkte basieren auf den Stufen der Yammer-Nutzung und somit auch auf den unterschiedlichen Yammer-Anwendergruppen. Eine typische Aufteilung in einem Kuchendiagramm, wobei Passive User m. Beteiligung und Aktive User sich nur im Grad der Beteiligung unterscheiden. Zum Beispiel haben die „gelben“ meistens zumindest ein Profilbild und klicken ab und zu auf „Like“, etc., während die blauen wirklich nur Informationen aufnehmen.

    Wichtig ist es die eigene „Ich folge“ Chronik so zusammenzustellen, dass man selbst nur interessante Informationen direkt erhält (Gruppen, Personen, Hashtags). Die Informationsselbstbestimmung kann man dann in einem zweiten Schritt um die Aussage erweitern, dass und wie man in freien Minuten durch die Informationen surft.

    Man muss den Mitarbeitern die Angst nehmen immer alle Informationen aufnehmen zu müssen, bzw. von diesen überwältigt zu werden. Sehr gut passt an dieser Stelle eine Auflistung wichtiger Hashtags. Mehr dazu im nächsten Teil.

  • Ich möchte etwas mitteilen, wie nutze ich Yammer aktiv?
    Hier passen sehr gut „Gruppen“ rein, bzw. konkrete Anwendungsszenarien in denen man Yammer nutzen kann. Auch dazu gibt es einen eigenen Blog-Artikel.
  • Was soll eigentlich dieses „Gefällt mir“?
    Hier eine mögliche Erklärung:

    Ein Klick auf das Gefällt mir unter einem Eintrag kann unterschiedlich genutzt werden und ist im Social-Media Umfeld eine schnelle Möglichkeit um auszusagen:

    • danke, dass das hier gepostet wurde, das war wertvoll
    • im klassischen Sinn: die Botschaft/der Inhalt des Beitrags gefällt mir
    • ich bin dafür in einem Entscheidungsprozess (man unterstreicht ein Argument)
    • aber auch: ich habe den Beitrag zur Kenntnis genommen/gelesen (besser als eine „Ok“- oder „Gut“-Antwort darunter), insbesondere, wenn man im Beitrag direkt markiert wurde (via @)

Nicht zu schüchtern, es tut nicht weh „Gefällt mir“ zu klicken.

  • Schlusswort (siehe Bild)
    Falls das Thema Gruppen nicht explizit den Umgang mit „Gesamtes Unternehmen“ abdeckt, sollte man spätestens hier noch einmal darauf verweisen.

Man kann die angesprochenen Inhalte natürlich auch auf verschiedene Medien aufteilen. Es bleibt einfach so: jedes Unternehmen ist anders. Immer gut sind (kurze) Videos zum Umgang mit Yammer. Dazu kann man auch den offiziellen Yammer-Kanal verlinken oder noch besser individuelle aufnehmen.

Zum Abschluss:

Was muss es geben, damit wir Yammer an neue Mitarbeiter bringen können:

  • Yammer Champions, Power User, Multiplikatoren … wie man sie auch nennt
  • Im Intranet (SharePoint?) einen (Wiki-) Artikel, der die Motivation und mehr beschreibt
  • Einen First Steps Guide (oft Bestandteil des Wikis)
  • Eine Gruppe in Yammer für Fragen/Hilfe zum Onboarding

 

Vielen Dank für das Lesen und ich hoffe der erste Teil hat die Erwartungen des Titels schon einmal erfüllt. Als weitere Artikel zu „Yammer Konkret“ plane ich:

  • The Power of Hashtags
  • Gruppen, Gruppen, Gruppen – Guidelines, Wichtige und am häufigsten genutzte Beispiele
  • Kommunikation und Kollaboration am Beispiel einer Event-Organisation
  • Aufgaben und Möglichkeiten eines „Yammer Champions“
  • Geschichten von Yammer-Einführungen

Andere Ideen oder Wünsche? Schickt sie mir via Blog-Kommentar, per Twitter @tlorenz77 oder per E-Mail an tlorenz77@outlook.de.

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5 Gedanken zu „#Yammer Konkret Teil 1 – Erste Schritte und Erklärung für Mitarbeiter

  1. Hat dies auf mampels welt rebloggt und kommentierte:
    Menschen, die hier mitlesen, dürften an der einen oder anderen Stelle schon mal mitbekommen haben, dass wir im Stadtteilzentrum Steglitz e.V. die Plattform yammer einsetzen und mittlerweile 99% unserer internen (Online-) Kommunikation darüber abbilden. E-Mails spielen mittlerweile kaum noch eine Rolle für die Kommunikation der Mitarbeitenden untereinander. Verschiedene Themen werden in verschiedenen Gruppen thematisiert und diskutiert – ein wesentlicher Fortschritt für interne Transparenz und Beteiligung…. Für uns ist yammer mittlerweile unverzichtbar geworden.

    Auf der Seite „abouto365“ gibt es nun eine Grundlagenserie zu den Funktionen und Möglichkeiten von yammer, die ich sehr zur Lektüre empfehle!

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