Small Business oder doch Enterprise – auch kleine Unternehmen sollten sich gezielt entscheiden

Als Office 365 noch in Wave 14 (tenants vor Februar 2013) verfügbar war, war es für mich klar, auch kleineren Kunden die Enterprise Pläne ans Herz zu legen. Einerseits gewinnt man dadurch die Flexibilität einzelne Produkte hinzu zu buchen, z.B. nur Exchange für 1-2 externe Partner, andererseits gab es zahlreiche Einschränkungen, so liefen Login und SharePoint nicht über SSL, delegierte Administration war nicht verfügbar, usw.

Inzwischen sind diese Punkte glücklicherweise geändert, so dass es nur noch an den Anforderungen liegt, welche Lizenzen man abonniert. Doch für welche Anforderungen und Ansprüche reichen denn die Small Business Pakete? Wenn es um Funktionen geht hilft ein Blick ins Technet. Hier gibt es Tabellen über Tabellen. Einen Vergleich hat auch schon Daniel Melanchton von Microsoft in einem Blogbeitrag in diesem Jahr gezogen und dabei auch anschaulich mit Farben gearbeitet.

Die Augen gehen einem dennoch über, wenn man nur prüfen will, ob die wichtigsten eigenen Anforderungen auch mit Small Business Paketen erfüllt werden. Deswegen hier eine Zusammenfassung wichtiger, häufig angefragter Unterschiede:

Unternehmen und Office 365

Die wichtigsten Unterschiede:

  • Es ist keine Mischung mit Standalone-Plänen oder anderen Plan-Gruppen (Midsize/Enterprise) möglich. Angeblich wird eine Migration mittelfristig möglich werden
  • Die Benutzeranzahl ist beschränkt auf 25 Benutzer
  • Support gibt es nur über das Community Forum (außer bei Schweregrad A – z.B. Dienstausfällen)

Die meisten weiteren allgemeinen Einschränkungen machen in meinen Augen für die meisten kleinen Unternehmen Sinn, bzw. beeinflussen sie nicht. So ist keine Synchronisierung mit einem Active Directory möglich und entsprechend keine Nutzung von DirSync oder SSO.

Als kleine Ergänzung noch der Hinweis, dass kein Blackberry Cloud Service möglich ist.

Exchange Online

Am häufigsten scheitert es an speziellen Anforderungen bezüglich Transportregeln, mit denen man Serverseitig den Nachrichtenfluss steuern kann (u.a. auch gut für serverseitige Signaturen).

Ansonsten fehlt ein Großteil der Berichte und man kann bei den Themen AntiSPAM und AntiMalware die Richtlinien nicht anpassen, bzw. die Quarantäne verwalten. Das wird aber oft genauso selten bei Kleinunternehmen benötigt wie die Compliance Themen Archiv oder e-Discovery. Auch die umfangreichen Exchange Berichtsmöglichkeiten entfallen.

Keine Einschränkung, aber ärgerlich ist es, dass man auf die Exchange Verwaltungskonsole nur über den Link kommt und nicht über die Benutzeroberfläche. Will man allerdings E-Mail Aliase einrichten, so ist es einfach notwendig.

SharePoint Online

Nachdem meinen keinen Zugriff auf das SharePoint Admin Center hat und auch keine neue Websitesammlungen erstellen kann, muss man mit der einzigen zur Verfügung stehenden zurecht kommt. Das bedeutet auch, dass man keinen globalen Administrator „aussperren“ kann. Normale „Unter-„Websites kann man natürlich erstellen und sich so eine sinnvolle Struktur aufbauen.

Die Einschränkungen sind ansonsten bei SharePoint schon zahlreicher:

  • BCS
  • Infopath Forms Services
  • Windows Powershell Support
  • Inhaltsorganisation
  • Information Rights Management
  • Verwaltete Meta-Daten
  • Meta-Daten Navigation
  • Mehrstufige Aufbewahrung
  • Freigegebene Inhaltstypen
  • Alle Insight Features (Business Intelligence/Excel Services)
  • App Hosting

Bei manchen Lösungen kann man schon den Meta-Daten hinterher trauern, aber andererseits ist es bei Kleinunternehmen auch oft sinnvoller pragmatisch ohne zu arbeiten – und ebenso meistens ausreichend.

Es ist auf jeden Fall möglich sinnvoll seine Dokumente auf SharePoint abzulegen und eigene Geschäftsprozesse über Listen abzubilden.

Soweit zu meiner Zusammenfassung.

Sollte ich Unterschiede weggelassen haben, die relevant sind, gerne in den Kommentaren ergänzen, aber z.B. die fehlende Möglichkeit eines CSV Massenimports für User sehe ich bei kleinen Unternehmen naturgemäß als nicht tragisch.

Fazit

Inzwischen mag ich die Small Business Pakete von Office 365. Die meisten Einschränkungen sind nachvollziehbar, werden Sie doch von den meistens Kleinunternehmen nicht benötigt und wenn doch steht einem der Weg zu den Enterprise Paketen ja auch offen. Hauptsache man weiß was man will und entscheiden sich von Anfang an richtig. Das ist zumindest jetzt noch wichtig, solange es keinen direkten, einfachen Migrationsweg über die Pakete P – M – E hinweg gibt.

Es hat sich einfach herausgestellt, dass der (auf den ersten Blick) Nachteil, dass einige Administrationsoberflächen und Möglichkeiten fehlen, auch ein Vorteil sein kann. Gerade bei kleinen Unternehmen, bei denen weder viel IT-Wissen, noch Budget für externe Partner vorhanden sind, ist es oft einfacher mit der übersichtlicheren UI umzugehen. Wenn doch mal speziellere Anforderungen auftauchen – dann gibt es immernoch Office 365 Partner wie die conplement, die gerne aushelfen.

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